30雜誌 2007年 12月號 文│邱仕安
日本專家教你在職場脫穎而出
職場敗將 關鍵三招反敗為勝
職場上特別出色的人，不見得有多優秀的能力，他們可能只是掌握了致勝的技巧；要懂得強化自己的優點，擁有贏家的氣勢，並且巧妙利用信件工具，提升客戶心中的存在感，就有機會脫穎而出！
「我一度因為業績不好被調職，雖然很沮喪，但從那伬埶_，我開始E-Mail式的營業方式，到現在我已經離開公司，獨當一面，年收入2000萬日圓（約合新台幣560萬元）。」日本企管顧問公司Ai Communication負責人平野友朗說。
「（調職後），我的工作是寄送業務聯絡的信件，但由於大家都很忙，很少有人會看它。我心想，既然如此，那我就多把一些在網路上查到的業界最新情報，當成原本聯絡內容的附加事項寄給對方。後來，業務上的聯絡就整個順暢起來，工作效率也大幅提升了。」職場起步不順的平野友朗，居然靠活用E-mail反敗為勝。
在競爭激烈的職場，如何才能脫穎而出？萬一不幸落入「敗部」，又要如何才能敗部復活？以下為包括平野友朗在內的三位日本職場專家現身說法。他們共同的看法是，職場贏家，不見得有多特別的能力，而是找到容易致勝的方法，並系統化、有紀律地執行。
1.E-mail營業逆轉術
活用E-Mail，讓客戶離不開你
平野友朗在2004年創業，從事電子報相關顧問活動，他在兩年內為兩千家顧客企業，以及五百份以上的電子報擔任製作工作。
一般來說，只接觸過一、兩次的客戶，不太容易一而再、再而三地詢問對方是否願意提供生意機會，這時候，就需要E-Mail了，才能讓客戶關係，「有點黏又不會太黏」，但是，如何讓E-Mail不會被對方視為「垃圾信」，這當中大有學問。
平野友朗認為，關鍵在於：不強迫推銷，只定期提供對方情報。用E-Mail還有另一項優點，就是不必和難搞的客戶碰面，活用不同的方式管理客戶，效率自然能提升。
平野友朗表示，「定期與客戶保持聯繫，比想像中難。上司會一直要你開發新客戶，根本忙不過來。此時可以利用平時蒐集的客戶名片，寄E-Mail過去就行了。但是，內容還是必須仔細推敲。」
情報式E-Mail，抓住客戶的心
讀起來很有電子報風格，重點在於提供情報，以維持客戶關係，讓客戶記得你，一旦有了商業機會，自然會想起你。
寄送方法
活用「密件副本」功能
使用「密件副本」功能把同樣內容傳送給許多人。因為使用「副本」會有洩漏E-Mail帳號的問題。寄送的客戶數增加後，建議改用適於大量寄送E-Mail的軟體。
信件內容
不推銷商品，改以提供情報引起對方好感
最終目標雖然是簽訂買賣簽約，但光是自顧自地推銷商品，絕對抓不住客戶的心。盡可能把自己獲得的情報提供給對方，像是「後來我們與二十位客戶碰了面，對方提出了這些問題，我想可能有助於您，因此特別為您介紹」之類的話，加深彼此關係。
信件主旨
取個讓人很想開啟的標題
如果光看標題就知道裡面在講什麼，讀者可能會跳過不讀。但「你好」之類的問候也不適合當成標題。不妨使用「來自○○的信，回答顧客您的問題」這種用法，讓收信者不自覺想打開來看。
文章語氣
保持柔和語氣，但不要太嚴肅
E-Mail不要一直使用恭敬的詞語，這樣會讓人覺得難以親近。最後，可以再加一句「在貴公司附近發現了一家好吃的銅鑼燒店」之類的小情報，連結對方下次收信的期待感。
寄送時機
每週寄一次，對方似乎比較有空的時候
最好的頻率是每週寄一次。趁對方一早上班，已經稍微安頓下來時，大約是上午10點到11點左右。如果每次都在相同的時間帶寄過去，對方一旦習慣，會更加認知到你的存在。
解決E-Mail兩大常見問題
Q：舊信和新信，哪個該先回覆？
A：先回新信！很多人都依照來信先後順序回覆，事實上應該先回新信。例如，最新E-Mail在5分鐘前寄到了。若馬上回信，可以讓對方因為「才寄5分鐘就收到回信」而感動。反之，都已經是5小時前寄來的信了，即使此時才回信，也不會在對方腦中留下深刻印象。回信之前，也要考慮時機與對方反應再回信。
Q：寄了信卻沒收到回信，怎麼辦？
A：對方沒回信有三種可能，一是有注意到但沒處理，二是完全忘記，三是電腦壞了。若為業務來往信件，多半是第一種狀況比較多，所以猛催對方回信也是沒用的。所以，當對方遲遲沒有回信時，可以假設是對方忘了，然後再補寄一封信，開頭寫「我先前寄了信，但是我的電腦有一點問題，擔心沒有寄成功，所以再寄一次。」當作是自己的錯，會比較自然。
2.以弱御強的蘭徹斯特戰略
先強化優點，逐步扭轉劣勢
蘭徹斯特戰略顧問暨戰國行銷公司負責人福永雅文，醉心於《孫子兵法》與蘭徹斯特戰略研究，他曾先後服務於廣告公司與顧問公司，1999年離職創業，目前以蘭徹斯特戰略的專業顧問身份，從事企管顧問工作。
「弱者要以弱御強，第一步就是要有『戰略』！」福永雅文說，他進一步表示，「自兩千五百年前的《孫子兵法》以來，戰略一詞就沿用至今，在商業世界中廣受使用。在各種戰略中，許多企業都導入，也留下實際成果的，就是弱者的逆轉法則『蘭徹斯特戰略』。」
專注擅長領域，累積「局部第一」
蘭徹斯特（F. W. Lanchester）是出生於十九世紀的英國發明家，專長於汽車引擎，他同時也提出戰略理論，經管理大師戴明（W. Edwards Deming）引進日本，而成為日本火紅的行銷與經營戰略。
即使在才能、經驗、資金能力等方面比不上強者，只要巧妙訂定戰略，還是可能致勝，這正是蘭徹斯特戰略的精要。蘭徹斯特戰略雖然是企業用來擊敗競爭對手的法則，但是也適用於上班族，主要內容如下：
「大原則是『單點集中主義』。弱者不能老是想著要在所有事業領域中都勝過強者，而是要集中於自己擅長的某個單一領域，全力投注於其中。擅長簡報的，就不斷琢磨自己的簡報技巧，其他的全都捨棄。」福永雅文說，原則在於，「不求整體第一，而是局部第一為目標」。
「蘭徹斯特的概念，就是尋找易於致勝的點致勝。較認真的人或許會注意到自己的弱點，而想去改變它，不過與其扭轉弱點，還不如強化自己的優點再一決勝負。這麼做絕對能夠提高自己的獲勝機率。」福永雅文說，「以業務員而言，就是在負責區域內集中於其中一個路段走動，力求在那一區獲得頂尖成績，做到之後才開始移動到下一個路段。累積許多局部第一之後，就能取得足以贏過強者的成果。」
耍心機！3技巧讓人記住你
心機名片術
讓自己的名片富有巧思，和一般人不一樣，有助於在對方心中留下印象。
心機時間術
在可能的狀況，找和別人不同的時間跑業務，或許能獲得意想不到的成果。
心機命名術
福永雅文創業時，一開始都是想到四平八穩的名字，後來決定用「戰國行銷」這個奇特的名字，吸引注意。
3.以小勝大的心理戰術
壯大自信，彌補實力差距
日本的心理學家內藤誼人，致力於研究於心理學基礎知識，應用在商業領域。譬如，明天有件重要的商業交易要和A公司的S先生見面討論，如果搞砸的話該怎麼辦？你曾經有過這樣的心情嗎？
雙管齊下，用自信取得優勢
「和對手碰面前，心理已經先擔心起來，是弱者特有的心理。與人談判時也是一樣，心理如果處於萎縮狀態下，很容易就會失敗。」內藤誼人分析，沒自信的人在開戰前就先不戰而敗了。
內藤流心理戰術，就是要壯大心理面，反而可以比對手取得優勢地位，其精要有兩層面，第一是正面思考，第二是鍛鍊身體。
「對方應該也沒什麼了不起」或是「一樣都是人」等，這種正面思考，或是把皮夾弄得厚厚的，讓心情也跟著充實起來。
「鍛鍊身體」為何也跟心理面的強弱有關？「心理與身體是相關的，只要鍛鍊身體，也能同時鍛鍊心。」內藤誼人引述美國奧本大學（Auburn University）的研究顯示，沒自信的學生只要每天從事槓鈴蹲舉（barbell）運動，兩星期後的信心與精力都會有所改善。
揮別軟弱！單點擊破練自信
音量 講話聲音要放大
唱KTV會讓人心情變好，是因為可以大聲唱；聲音與人的心理有很深的關係，聲音愈大愈能增加自信。
動作 手要放在桌面上
把手放在桌面下，是心理上輸給對方的證明；談判時，把手置於桌面上，將身體再略為前傾是最好的。
眼神 視線不要飄走
如果沒有自信，談話過程中會不自覺地別開視線，讓狀況更加不利，請注意，一旦視線飄走，就輸了。
聲勢 找時機製造聲響
人對聲音非常敏感。把資料拿到桌上時，故意發出「碰」的一聲放在桌上，可以讓對方在心理上畏懼。
出招 不經意碰對方的腳
在換腳蹺腿時，輕輕以自己的腳觸碰對方的腳或膝蓋，這是歐美商務人士用於建立優勢時的談判技巧。
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